5 tareas de recepción que se pueden automatizar en una clínica dental

1. Confirmar las citas del día siguiente

Llamar uno por uno a los pacientes de mañana puede llevar una hora o más al día, y muchas veces no lo coge nadie. Es la tarea más fácil de automatizar: un mensaje por WhatsApp 48 y 24 horas antes pide al paciente que confirme o cambie su cita, y la recepción solo tiene que ocuparse de los que no responden.

Lo explicamos con más detalle en cómo reducir las citas perdidas en una clínica dental.

2. Volver a llenar los huecos de las cancelaciones

Cuando alguien cancela, buscar quién puede venir supone repasar la lista de espera y hacer varias llamadas, justo cuando hay otras cosas que atender. Un sistema puede ofrecer el hueco a varios pacientes a la vez por mensaje y dárselo al primero que acepte. El sillón se ocupa antes y nadie ha tenido que dejar lo que estaba haciendo.

3. Responder a quien llama o escribe fuera de horario

Las llamadas que llegan a la hora de comer, por la noche o mientras la recepción atiende en el mostrador suelen perderse. Y un paciente nuevo que no recibe respuesta llama a otra clínica. Un asistente puede responder por WhatsApp en segundos, preguntar el motivo de la consulta, ofrecer huecos de la agenda y avisar al equipo si detecta una urgencia.

4. Hacer seguimiento de los presupuestos

Los tratamientos grandes, como implantes, ortodoncia o carillas, casi nunca se aceptan en la misma visita. Volver a llamar a cada paciente a los pocos días es justo lo que se queda sin hacer cuando hay prisa. Una secuencia automática de mensajes mantiene el contacto y avisa al equipo cuando el paciente muestra interés, para que el cierre lo haga una persona.

5. Pedir reseñas y recuperar pacientes inactivos

Pedir una reseña tras cada tratamiento y escribir a los pacientes que llevan meses sin venir a su revisión son tareas que todo el mundo sabe que debería hacer y casi nadie hace con constancia. Automatizadas, se hacen siempre, en el momento adecuado y con un mensaje personal.

Lo que no conviene automatizar

Automatizar no es quitar a las personas, sino quitarles lo repetitivo para que tengan tiempo para lo que importa. Hay cosas que deben seguir en manos de tu equipo:

• El trato en persona. El paciente que llega nervioso a su primera visita necesita a alguien que le reciba.
• Cerrar un presupuesto. El sistema puede detectar el interés, pero la conversación sobre un tratamiento importante la tiene que tener una persona.
• Las urgencias. El sistema las detecta y las marca como prioritarias; quien llama al paciente es tu equipo.
• Las quejas. Se pueden recoger y ordenar de forma automática, pero la respuesta tiene que ser humana.

Por dónde empezar

Mira en qué se le va el tiempo a tu recepción durante una semana. Normalmente, confirmar citas y atender llamadas perdidas son las dos tareas que más horas ocupan y las que más dinero hacen perder cuando fallan. Son un buen primer paso.